SOPで作業を正確かつ迅速に(外注化・組織化するために必要なこと)


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どうも土山です。

今回は作業をより迅速化させるための

考えをお伝えさせていただきます。

 

最近、物量が増加しております!

   

スタッフも毎日届く商品に埋もれながら作業している感じです。

こうして物量が増加してきますと、

勃発する問題はご想像の通り。

①発送しきれないで商品が残る

②ラベル、商品などの見間違い。

③数量違い

④検品が甘くなる

⑤必要書類の不備 

などなど。

量をさばこうとしてスピードアップを計るため、

基本的な作業に少しづつしわよせがでてきて、

そのままにしておけばミスにつながります。

 

以前から、タスクを処理する際は所要時間を

計り、それをもとに外注依頼したり、

日々のタイムテーブルを組むようスタッフにも

徹底してきました。

 

ただ、今回発送作業をアルバイトさんに担当していただいて、

効率化のための作業時間の徹底だけでは

いけないと感じました。

 

SOP

医療機関や工場など、作業工程が多かったり、緻密だったりする

場合には必ず製作されている標準作業手順書というものが

あります。

    

それぞれの会社や機関で独自の手順書を

作成しているとのことですが、

一定の基準を満たしていないと、

業界ごとの監査にひっかかるとのことです。

ISO取得にもこの手順書が必要とのことです。

内容は1つ1つの作業工程の標準的な所要時間と作業手順を

細かく規定しているもの。

弊社もマニュアルは作成していますが、

発送作業において、

①荷物の開梱 何分

②検品 何分

③検品済商品を●●に保管

なんて具合には指示してきませんでした。

物量も日々変動するし、商品の種類もまちまち、

手順さえしっかりマスターしてもらえば滞りないのでは、、。

そう考えたこともありますが、

これを機に、しっかりとした指示書を作成しようということに

なりました。

こんなところまで決めるのか、

というところまで一度決定しようというわけです。

本来の指示書の意味は業務の適正かつ均質化を図るためです。

誰がやっても、

適正にそして同じ質を保った作業ができる。

ここが最終の目的です。

指示書に指南された作業時間で終了しなければ、

作業者の適正が疑われ、

逆に早すぎれば、

見落としや作業行程の抜けが疑われるとのこと。

こう聞くと、当たり前のことですが、

意外と意識していないですよね。

言い換えれば、

熟練して作業スピードが上がっても、

必要な手順と時間は一定部分保たなければならないのでしょう。

特定の作業には、

マニュアルから一歩踏み込んだ指示書も

効果的かもしれません。

 

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