SOPで作業を正確かつ迅速に(外注化・組織化するために必要なこと)



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どうも土山です。

今回は作業をより迅速化させるための

考えをお伝えさせていただきます。

 

最近、物量が増加しております!

   

スタッフも毎日届く商品に埋もれながら作業している感じです。

こうして物量が増加してきますと、

勃発する問題はご想像の通り。

?発送しきれないで商品が残る

?ラベル、商品などの見間違い。

?数量違い

?検品が甘くなる

?必要書類の不備 

などなど。

量をさばこうとしてスピードアップを計るため、

基本的な作業に少しづつしわよせがでてきて、

そのままにしておけばミスにつながります。

 

以前から、タスクを処理する際は所要時間を

計り、それをもとに外注依頼したり、

日々のタイムテーブルを組むようスタッフにも

徹底してきました。

 

ただ、今回発送作業をアルバイトさんに担当していただいて、

効率化のための作業時間の徹底だけでは

いけないと感じました。

 

SOP

医療機関や工場など、作業工程が多かったり、緻密だったりする

場合には必ず製作されている標準作業手順書というものが

あります。

    

それぞれの会社や機関で独自の手順書を

作成しているとのことですが、

一定の基準を満たしていないと、

業界ごとの監査にひっかかるとのことです。

ISO取得にもこの手順書が必要とのことです。

内容は1つ1つの作業工程の標準的な所要時間と作業手順を

細かく規定しているもの。

弊社もマニュアルは作成していますが、

発送作業において、

?荷物の開梱 何分

?検品 何分

?検品済商品を●●に保管

なんて具合には指示してきませんでした。

物量も日々変動するし、商品の種類もまちまち、

手順さえしっかりマスターしてもらえば滞りないのでは、、。

そう考えたこともありますが、

これを機に、しっかりとした指示書を作成しようということに

なりました。

こんなところまで決めるのか、

というところまで一度決定しようというわけです。

本来の指示書の意味は業務の適正かつ均質化を図るためです。

誰がやっても、

適正にそして同じ質を保った作業ができる。

ここが最終の目的です。

指示書に指南された作業時間で終了しなければ、

作業者の適正が疑われ、

逆に早すぎれば、

見落としや作業行程の抜けが疑われるとのこと。

こう聞くと、当たり前のことですが、

意外と意識していないですよね。

言い換えれば、

熟練して作業スピードが上がっても、

必要な手順と時間は一定部分保たなければならないのでしょう。

特定の作業には、

マニュアルから一歩踏み込んだ指示書も

効果的かもしれません。

 

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